Ein Rekrutierungsprozess besteht darin, einen Stellenbewerber zu finden, der alle Auswahlkriterien erfüllt, sodass er in der Stelle gute Ergebnisse leisten kann und sich dazu bei der Ausübung seiner beruflichen Tätigkeiten wohl fühlen wird. In diesem Kontext stellt die Bewertungstabelle ein effizientes Tool dar, um die bestpassenden Bewerbungen während den verschiedenen Etappen des Einstellungsprozesses auszuwählen.
Diese Bewertungstabelle wird tatsächlich eine synthetische Information liefern, die die Klassifizierung und Hierarchisierung der Bewerbungen erleichtern wird. Dazu wird sie erlauben, einen Gesamtüberblick während des ganzen Rekrutierungsprozesses zu behalten. Am Ende des Einstellungsprozesses trägt dieses Tool noch dazu bei, die Subjektivität des Entscheidungstreffens zu vermindern.
TOOLS
Die Information, die zum Ergänzen der Bewertungstabelle notwendig ist, wird dank den folgenden Prozessen gesammelt:
- Analyse der Bewerbungsunterlagen (Richtlinien) – Lebenslauf, Motivationsschreiben, Diplome / Ausbildungszeugnisse, Arbeitszeugnisse, Referenzen
- Durchführung der Einstellungsgespräche (Richtlinien) – für die vorgewählten Bewerber
- Durchführung von Potentialanalyse-Tests (Richtlinien) und Assessment Centers (Richtlinien) – optional
PRAXIS
Diese Bewertungstabelle kann in allen Phasen des Auswahlprozesses verwendet werden. Der Rekrutierungsprozess besteht dann aus den folgenden Etappen:
1) Bestimmung der Schlüsselkriterien des Anforderungsprofils: Es handelt sich zuerst darum, die für den beruflichen Erfolg entscheidenden Kriterien zu bestimmen, indem das Referenzprofil (s. „Die Stellenbeschreibungs und das Pflichtenheft“) der offenen Stelle analysiert wird, sodass der Anforderungsprofil bestimmt werden kann. Diese Auswahlkriterien können sich auf verschiedene Gebiete beziehen:
Berufliche Kompetenzen
- Grundausbildung
- Technische Erfahrung
- Management Erfahrung
- etc.
Persönliche Kompetenzen
- persönliche Ausgeglichenheit
- Misserfolgswiderstand
- Verhandlungsgeschick
- usw.
Persönliche Daten
- wohnt in der Gegend
- passende Lohnforderungen
- usw.
Es soll hervorgehoben werden, dass diese Auswahlkriterien auch in enger Zusammenarbeit mit dem direkten Vorgesetzten des künftigen Mitarbeiter erarbeitet werden können (wie es immer öfter der Fall wird).
2) Erarbeiten einer Tabelle zur Bewertung der Bewerbungen: Nachdem die Auswahlkriterien für die Stelle bestimmt worden sind, können die Bewerbungsunterlagen mithilfe einer Bewertungstabelle (Muster) ausgewertet werden. Diese Bewertungstabelle soll erlauben, die Bewerbungen auf Basis sachlicher Angaben miteinander zu vergleichen, die schon im Bewerbungsdossier enthalten sind. Nur die Bewerbungen, die all diesen Kriterien entsprechen, werden für die nächsten Etappen des Auswahlprozesses behalten.
3) Erste Auswahl von Max. 10 Personen für ein 45 Minuten langes Gespräch, während dem der Bewerber seine Unterlagen selbst vorstellt und die Fragen des Gesprächführers beantwortet. Dieses Rekrutierungsgespräch (Richtlinien) soll erlauben, die im Lebenslauf enthaltenen Daten zu bestätigen und sich ein erstes Bild vom Bewerber zu machen – z.B. was seine Vision für die Zukunft der Stelle betrifft.
4) Zweite Auswahl von den verbleibenden 3-4 Personen, die die relevantesten Erfahrungen und Motivationen in Bezug auf die offene Stelle anbieten. Die Eindrücke der vorigen Etappe können dann mithilfe von Potenzialanalyse-Tests – und sogar Assessment Centers, für Schlüsselfunktionen und Verantwortungsträger – bestätigt werden. Diese verschiedenen Tests werden Informationen über Eigenschaften wie der Führungsstil oder die Teamfähigkeit, liefern.
Es kann sich auch für hohe Verantwortungsniveaus als interessant erweisen, den Bewerber darum zu bitten, eine Strategie für die betroffene Stelle schriftlich auszuarbeiten.
Auf der Basis dieser verschiedenen Elemente wird ein Ausbildungs- und Entwicklungsplan (Richtlinien) für jeden Bewerber erarbeitet, der im Fall einer Auswahl implementiert werden soll. Die von den (internen oder externen) Personalberatern gesammelte Information wird der Hierarchie des künftigen Mitarbeiters übermittelt, damit diese den Schlussentscheid selbst fassen können.
5) Schlussauswahl: Es kann sich als sehr nützlich erweisen, mithilfe der Bewertungstabellen, die Resultate zu konsolidieren, indem die von jedem Bewerber erhaltenen Punkte addiert werden. Es ist auch möglich, den Auswahlkriterien in Bezug auf ihre Wichtigkeit für den Posten ein Gewicht zu geben.
MUSTER
Hier ist das Beispiel einer ausgefüllten globalen Bewertungstabelle, die zur Auswahl der Stellenbewerber für eine Agenturchef (M/F) Stelle (Muster-Stellenprofil) verwendet werden kann. Wie Sie feststellen können, wird jede Kompetenz entweder als „vorhanden“ oder „fehlend“ betrachtet. In der Regel wird jeder Bewerber, der einem der Schlüsselkriterien nicht entspricht, aus dem Auswahlprozess ausgeschieden.
Eine individuelle Bewertungstabelle (Beispiel einer ausgefüllten individuellen Tabelle) soll dann erarbeitet werden, die zur Durchführung der Einstellungsgespräche (Richtlinien) nach der Auswahl der verbleibenden Bewerber, verwendet werden kann.
Es soll noch hervorgehoben werden, dass, falls mehrere Personen die Bewerber auswerten, diese in jeder Etappe des Prozesses unbedingt einen Konsens erreichen sollen. Dieser Fall kommt immer öfter vor, u.a. weil der Rekrutierungsprozess immer öfter von der Hierarchie der künftigen Mitarbeiter gesteuert wird.
Hier sind noch die zwei leeren Musterdokumente, die Sie je nach Bedarf ausfüllen können: eine globale Bewertungstabelle (Muster) und eine individuelle Bewertungstabelle (Muster).
