La définition du profil de poste / description de fonction - Exemple - Formulaire

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Le processus de description de fonction - Exemple - Formulaire / Profil de poste

La description des fonctions de l’entreprise permet de définir les attentes de l’employeur, en délimitant clairement les compétences requises et les responsabilités du collaborateur. Elle intervient en général dans le cadre plus large du processus d’évaluation de fonction et d’introduction d’un nouveau système de rémunération (guide pratique). Elle est donc précédée d’une réflexion stratégique avec la Direction de l’entreprise (définition de la place de la fonction dans l’organisation, des indicateurs de succès et d’un dictionnaire de compétences).

La description de fonction débouche sur la création, pour chacune d’entre elles, d’un formulaire récapitulatif, qui en présente les éléments-clés. Ces documents pourront notamment servir de support au processus de recrutement / sélection des collaborateurs (rédaction de l'annonce de recrutement, définition des exigences du poste / critères de sélection, présentation du poste au candidat lors de l'entretien d'embauche), à l’évaluation annuelle des collaborateurs (évaluation des performances, identification des lacunes et fixation d’objectifs d’amélioration / développement) et la mise en place d’un système de rémunération équitable, basé sur des critères de compétences et de responsabilités objectifs.

Elle contribue également à donner une vision d’ensemble de la structure de l’entreprise qui facilite la définition de l’organigramme. Elle soutient ainsi un autre processus, qui est celui du développement des compétences. Au niveau du vocabulaire, on distinguera entre les notions de "fonction" et de "poste"Ainsi:

  • La fonction regroupe toutes les personnes qui partagent la même mission et les mêmes responsabilités. Elle est générique et non nominative.
  • Le poste se réfère à une place de travail précise, à des tâches spécifiques au sein d’une fonction. Le poste est donc nominatif.

Finalement, il est à noter qu’une bonne documentation du poste (analyse et description) prend de plus en plus d’importance en matière de responsabilité légale ou civile.

OUTILS

L’analyse d’une fonction repose sur la définition de la mission du poste ainsi que les compétences requises. Dans le cas d’un recrutement, la description de fonction permet ainsi de recentrer la recherche sur les véritables pré-requis du poste, et non sur le remplacement de telle ou telle personne, qui présentait des compétences particulières.

PRATIQUE

Voici un exemple de formulaire de description de fonction, ainsi que les étapes à suivre pour le compléter:

1. Données de base de la fonction/du rôle: Ces données sont officielles. Précisons que la rubrique "Code d’identification" indique la position du poste dans l’organigramme. Par exemple, le code "DFSC2" pourra être attribué à un collaborateur du Département Finances – Service Comptabilité, le code "DFSC1" étant, lui, attribué au Responsable de ce Service.

2. La formulation de la mission: La mission décrit de manière synthétique (max. 3 phrases) la finalité de la fonction/du rôle attendue. Un tiers doit pouvoir comprendre quelles en sont, concrètement, les composantes essentielles. Pour être formulée en termes de finalité, une mission comprendra:

  1. Un verbe d’action (p.ex. réaliser, accompagner, assurer, organiser), qui doit réellement correspondre au rôle
  2. Le contenu du rôle à assumer: il complète le verbe d’action (p.ex. assurer la réalisation des objectifs fixés). Il précise aussi le domaine d’activité
  3. Les destinataires/clients: il s’agit d’identifier ceux qui attendent réellement les prestations (p.ex. aux clients externes ; à la Direction ; à l’ensemble des collaborateurs)
  4. La qualité à fournir: il s’agit de déterminer de manière succincte la manière dont on évaluera les prestations (p.ex. selon les attentes définies ; selon les règlements en vigueur; dans le cadre du budget...).
  5. La manière: précisera la manière dont les prestations seront assurées (au travers d’une communication et d’un partage, par le biais d’une collaboration étroite etc.)

3. Indicateurs de succès: Ce sont les critères qui permettront de mesurer, de manière concrète, si les prestations attendues par les clients sont fournies conformément aux attentes. Ils peuvent aussi servir au processus d’évaluation des performances. Les indicateurs seront variés, et comprennent souvent des éléments issus des dimensions suivantes:

  • Résultats financiers, gestion des budgets
  • Quantité du travail à fournir
  • Qualité du travail à fournir
  • Relation-clients
  • Gestion des collaborateurs, implication, conduite
  • Autres (gestion de projets…)

4. Compétences requises: Ce point vise à définir les compétences discriminantes pour l’accomplissement de la mission liée au rôle. Ces compétences sont classées en deux niveaux, professionnel et personnel. Les critères personnels sont des critères génériques (non liés à un type particulier d’entreprise), tandis que les critères professionnels peuvent être adaptés au contexte de travail. Ci-dessous, quelques illustrations de ces deux dimensions:

  1. Compétences professionnelles: gestion financière, d’équipe, de projets, maîtrise technique, etc.
  2. Compétences personnelles: facilité de contact, esprit d’équipe, capacité d’analyse/synthèse, etc.

Attention à ne prendre en compte que les compétences qui sont majeures et qui illustrent vraiment la fonction !

5. Clients et Fournisseurs: Cette étape a pour but d’identifier les relations client-fournisseur de la fonction. Les clients sont toutes les unités/fonctions qui attendent directement des prestations de la part de la fonction occupée. Les fournisseurs sont ceux dont la fonction attend des prestations pour la réalisation de son activité.

A noter que ces deux types de partenaires peuvent se trouver soit à l’intérieur (clients/fournisseurs internes), soit à l’extérieur (clients/fournisseurs externes) de l’organisation.

La colonne "Qui?" permet de préciser l’unité/fonction qui est le client ou le fournisseur de la fonction, alors que la colonne "Quoi?" vise à identifier succinctement la nature des prestations attendues (p.ex. objectifs, conseils, directives, services dans la qualité définie…).

Précisons qu’une fonction de manager dont les interactions avec la clientèle sont gérées par l’intermédiaire des collaborateurs exclusivement, n’a pas de "clients externes" en tant que tels.

EXEMPLE

Voici un exemple de description de fonction pour un poste de Responsable IT.

 

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