إن عملية التخطيط للإحلال الوظيفي هي جزء لا يتجزأ من المهام التي يقوم بها قسم الموارد البشرية للقسم الإداري للشركة. فهي تساهم في تطوير المهارات المهنية للموظفين، حيث أنها أضحت من الأنشطة و المهام الأساسية التي من واجب رئيس قسم الموارد البشرية القيام بها. و من واجب الأخير أيضاً أن يلفت انتباه الإدارة إلى جميع القضايا المتعلقة بالإحلال الوظيفي، و ذلك تماشياً مع استراتيجية الشركة و ميزانيتها. إن الشركة التي تهمل هذا الجانب من التخطيط الاستراتيجي سوف تجد نفسها عاجزة عن القيام بمهامها و قد يرحل من دون سابق انذار بعض الأشخاص الرئيسين العاملين فيها.
من أجل تخطيط لإحلال وظيفي جيد يجب أولاً و قبل كل شيء تحديد الموظفين ذوي الكفاءات العالية، أو “الأشخاص الرئيسيين“ في الشركة. ليس من الجيد إبقاء فائض من الموظفين في الشركة من مبدأ الإحتياط و عدم إعطائهم الفرص لإثبات مقدراتهم و تطويرها، لأن ذلك قد يؤدي إلى استقالة العديد من الموظفين في الشركة.
الأدوات
إن إعداد ملف خاص لموظفي الشركة (رسم بياني) يساعد على تحديد استراتيجية تنمية عامة لموظفي الشركة ككل. و يعتمد هذا الرسم البياني على محورين:
- التقييم: نتائج تقييم الأداء التي تقام بشكل دوري.
- الإمكانية: الرأي الشخصي لإمكانيات الموظف و تطويرها.
يمكن قراءة الملف الخاص بموظفي الشركة كالتالي:
- الربع الأول: هذا المربع يمثل مجموعة الموظفين الذين يبدون إمكانيات منخفضة في العمل و الذين حصلوا على تقييم غير مرضي.
- الربع الثاني: هذا المربع يمثل مجموعة الموظفين الذين يبدون إمكانيات عالية في العمل و لكن حصلوا على نتائج تقييم منخفضة و غير مرضية. يجب التحقق من ذلك حيث أنه من الممكن أن الإستخدام السيئ لمهارات هؤولاء الموظفين قد أدى إلى فقدان حماسهم للعمل و بالتالي حصولهم على هذه النتائج.
- الربع الثالث: هؤولاء هم نجوم الشركة و موظفيها الأساسيين. المطلوب هنا التأكد من أن أسماء هؤولاء الموظفين قد أُدرجت في مخططات الإحلال الوظيفي للشركة.
- الربع الرابع: هؤولاء الموظفين يظهرون كفاءة عالية في عملهم و لكن إمكانياتهم محدودة للنمو و الذهاب أبعد في الشركة.
يرجى ملاحظة أنه قد يتم استخدام تقنيات تقييم متنوعة (اختبارات عن طريق الحاسوب، مراكز تقييم …) لتحديد أكثر دقة لإمكانيات الموظفين في الشركة.
الممارسة
بمجرد الإنتهاء من تحديد الموظفين و المناصب الأساسية في الشركة يجب تعيين خليفين لكل من اصحاب هذه المناصب. و تستند هذه العملية على الملفات الخاصة لموظفي الشركة و التي تؤدي إلى إختيار:
الخليفة (أ): هو الشخص الأكثر ملائمة للمنصب. ينبغي الأخذ بعين الإعتبار مهارات المرشح المهنية و سلوكه فضلاً عن عمره.
يجب اتّباع نظام إدارة للكفاءات اذا ما كان هذا المرشح غير قادر بالبدء بعمله على الفور حيث أن بوجب ذلك يستعين على المرشح اتباع بعض التدريبات من أجل إعداده لدوره في المستقبل.
الخليفة (ب): هو شخص قد يكون لديه المهارات و الخبرة الكافية لشغر المنصب، و لكنه قد لا يملك بالضرورة القدرة على المساهمة بتطوير هذا المنصب. بمقدور هذا الشخص شغر المنصب بشكل مؤقت في حين قيام الشركة بالبحث عن الشخص المناسب.
من وجهة نظر مثالية، ينبغي إختيار الخلفاء المحتملين (خصوصاً من الفئة الأولى) من بين موظفي الشركة الذين ينتمون إلى الربع الثالث (الرسم البياني). في حال عدم إمكانية هذا الخيار، يجب البحث في الربعين الثاني و الرابع بناءاً على الملف الشخصي للموظف.
إن اتباع هذه الخطوات قد يبين لنا ضعف في مخطط الإحلال الوظيفي في الشركة. فاذا لم يتوفر خلفاء في الشركة (سواء فئة أ أو ب) لمنصب معين، وجب البحث عن البديل خارج إطار الشركة.
أمثلة
هنا تجدون مثال عن الهيكل التنظيمي الذي يتضمن تخطيط الإحلال الوظيفي (نموذج). في هذا المثال سوف نأخذ بعين الإعتبار المستوين الإداريين الأعلى في الشركة فقط. على أي حال، إن الشركة وحدها هي التي تقرر في أي مستوى تريد تنيفيذ مخطط الإحلال الوظيفي.
أخيراً، هنا تجدون مثال واقعي عن جدول لتوزيع المهام و المسؤوليات لبرنامج التطوير الإداري.
تفسير الرموز في الجدول:
– المسؤولية:
ا: ادارة العملية (التهيئة و التحكم).
د: دعم المهارات.
ع: العمل على انجاز العملية.
ق: القرارت المتعلقة بالعملية.
س: الاستثمار في مجال التطوير و التمويل.
– الفئات:
الإدارة العليا I
رؤساء الأقسام II
قادة الفرق و المدراء III
