Le traitement des données personnelles du collaborateur et le calcul du salaire – Exemple

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Le traitement des données personnelles du collaborateur et le calcul du salaire – Exemple

La tenue des dossiers personnels des collaborateurs permet un gain de temps significatif lors des divers traitements administratifs relatifs au calcul du salaire, au versement des aides sociales, etc.

Il est donc important de définir la manière dont ceux-ci vont être structurés et de les tenir régulièrement à jour, afin d’en garantir l’exactitude des données. La tenue des dossiers personnels et leur mise à jour régulière est du ressort du service des Ressources Humaines.

OUTILS

Les dossiers personnels des collaborateurs sont traditionnellement répartis en plusieurs sections, par exemple:

  1. Dossier de candidature / Contrat de travail et clauses spécifiques
  2. Formulaires d’évaluation du collaborateur (fin de la période d’essai / entretiens d'évaluation périodiques)
  3. Fiche récapitulative des données techniques pour le calcul du salaire (salaire brut, cotisations sociales, allocations, droit aux vacances, etc.)
  4. Documents administratifs usuels (copie de la carte AVS et du livret de famille, demande d’allocation, demande de permis de travail, coordonnées bancaires, formulaire de déclaration pour le prélèvement de l’impôt à la source…)
  5. Déclarations d’assurance et décomptes (accidents, perte de gains, maladie)
  6. Annonces à la Fondation de Prévoyance (demandes d’affiliation, de mutation et de sortie)

PRATIQUE

Indépendamment de l'emploi de logiciels de gestion administrative RH, la création du dossier personnel d’un nouveau collaborateur fait au moins appel aux points suivants:

1. Saisie des informations de base du collaborateur: En premier lieu, il s’agit de compléter des formulaires adaptés aux besoins de renseignements de l’entreprise. Ceci concerne notamment les informations de contact et coordonnées bancaires du collaborateur (affiliation à la Fondation de Prévoyance, versement du salaire, prise de contact lors d’absences).

On pourra ainsi utiliser une fiche de données personnelles (exemple) à faire remplir directement par le collaborateur. Il faudra également y joindre les documents usuels, tels que: copie du livret de famille, de la carte AVS et des attestations scolaires des enfants, etc.

2. Traitement des données déterminantes pour le calcul du salaire et des charges / prestations sociales: Il est également important de définir comment vont être traités les données techniques déterminantes pour le calcul du salaire et des charges sociales et que toute modification de l’un de ces paramètres soit immédiatement reportée dans la base de données du logiciel des salaires.

De ceci dépendent en effet l’exactitude des données qui seront transmises à la comptabilité, et donc de la fiche de paie. Ces données techniques incluent, par exemple:

  • La classe salariale de l’employé
  • Le taux d’activité
  • Le montant du salaire
  • Le compte de charges touché
  • Les éventuelles indemnités (repas, transports…)
  • Le montant de la provision 13ème salaire mensuelle
  • Le nombre de jours de vacances, par année ou par mois selon le logiciel utilisé, les paramètres du système et les choix imposés par le département Finances
  • Les diverses retenues légales (assurances sociales, prévoyance professionnelle) et leur taux
  • Les diverses allocations (familiales, ménage, formation…)
  • etc.

Il peut ainsi s’avérer utile d’imprimer un tableau récapitulatif (exemple) de ces données techniques et de le joindre au dossier personnel du collaborateur. En général, ce tableau est généré automatiquement par le logiciel de gestion des salaires.

3. Traitement des données du collaborateur auprès de la Fondation de Prévoyance: Chaque organisation doit disposer de trois types de formulaires pour le traitement des données du collaborateur, qui lui sont fournis par la Fondation de Prévoyance

A. Formulaire de demande d’affiliation: à remplir lors de l’entrée du collaborateur dans l’entreprise.

B. Formulaire de demande de mutation: à remplir obligatoirement lors de l’un des événements suivants:

  • Le changement d’état civil
  • La naissance d’enfants
  • La modification du taux d’activité
  • La modification extraordinaire du salaire (i.e. hors de la période d’augmentation)

C. Fiche de départ / sortie: Lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, il y a lieu de solder son compte, d’indiquer la date de sortie afin que "l’historique" reste jusqu’à la fin de l’exercice et qu’aucun salaire ne se calcule au-delà de la date de son départ. A noter qu’il existe souvent des délais pour transmettre ces informations à l’Institution de Prévoyance – par exemple jusqu’au 5ème jour ouvrable du mois, afin de garantir la précision des données des assurés.

A noter que la Loi sur la Protection des Données s’applique à chacun de ces documents; ils doivent donc obligatoirement être archivés sous clé.

TRAITEMENT DES ALLOCATIONS FAMILIALES

En Suisse, le montant des allocations varie selon les cantons. La Loi fédérale sur les Allocations Familiales (LAFam) prévoit les minima suivants, indépendamment du canton de résidence:

  • une allocation pour enfant de Fr. 200.- pour les enfants jusqu'à 16 ans ;
  • une allocation de formation professionnelle de Fr. 250.- pour les enfants de 16 à 25 ans (une attestation scolaire est nécessaire).

Il est à noter que ce n’est pas l’entreprise qui décide du droit à l’allocation, mais la Caisse de Compensation à laquelle l'employeur est affilié. Il revient donc à chaque ayant-droit de remplir une demande d’allocation, sur la base de son livret de famille.

Lors d’une naissance, le collaborateur a en outre droit à une allocation de naissance; l'envoi d'un document officiel et de la copie du livret de famille est nécessaire pour obtenir cette allocation, qui ouvre ensuite le droit à l'allocation enfant. Enfin, certaines associations versent une allocation de ménage.

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