Le processus de sélection des Systèmes d’Information pour la gestion RH (SIRH) - Exemple

Cet article est disponible en :
Systèmes d'Information pour la gestion des Ressources Humaines - Processus de sélection des SIRH

D'une manière générale, le département RH (mission) peut jouer un rôle fondamental en tant que "business partner" lors de la mise en place de nouvelles solutions informatiques, dans la mesure où, plus que jamais, c’est l’individu et ses compétences qui vont permettre au nouveau système d’être intégré.

Il est ainsi nécessaire de bien comprendre les enjeux que représente le choix de telle ou telle solution, ainsi que les conséquences de ce changement au niveau humain, afin que cette intégration se fasse de la manière la plus harmonieuse possible. De plus, il faudra parvenir à effectuer un choix de système informatique pour répondre à des besoins hétéroclites, face à une offre parfois confuse.

Dans le domaine des Ressources Humaines même, les besoins en termes de gestion informatisée sont potentiellement importants. Ils concernent avant tout les 3 niveaux d'activités suivants:

  1. La gestion de la paie prend en charge toutes les données relatives à la rémunération individuelle, aux prestations sociales de l’entreprise, à la gestion de la comptabilité du personnel et à la comptabilité analytique de l’entreprise.
  2. La gestion administrative du personnel regroupe la tenue du dossier individuel (exemple) et la gestion des éléments constitutifs d’un bilan social.
  3. La gestion des Ressources Humaines consiste à contrôler les aspects suivants de la gestion de l’entreprise: le recrutement, la gestion des performances et l’évaluation des compétences, la rémunération collective, la gestion des carrières, la gestion prévisionnelle des postes.

OUTILS

A l'heure actuelle, de nombreux progiciels (ERPs) intègrent ces différents besoins, tant au niveau des Ressources Humaines que de l'entreprise dans son intégralité. Les plus connus incluent: SAP HR, Cegid RH, PeopleSoft, HR Access, Oracle HR Analytics, ou encore Sopra Pléiades...

Pour effectuer un choix judicieux, il ne faudra pas uniquement tenir compte des aspects purement techniques et factuels, mais également de la culture d’entreprise et des aspects humains (style de management, diversité des publics, part de collaborateurs faiblement qualifiés, langues, etc.).

PRATIQUE

L'implantation d'un système informatique se fait idéalement pas à pas et module après module, afin de maîtriser l’ensemble du processus. Les différentes étapes préparatoires (évaluation des systèmes concurrents, personnalisation…) à l'implantation opérationnelle devraient idéalement s’étaler sur une période maximum de 6 mois.

En revanche, les étapes opérationnelles (saisie des données, paramétrage…) peuvent s'étendre sur une durée plus grande.

EXEMPLE

Nous allons illustrer les étapes de ce processus de sélection à l’aide d’un exemple concret.

Étape 1: Définition des critères

En fonction de l’analyse de vos besoins, vous allez dresser la liste des principaux domaines d’évaluation (exemples) qui correspondent à votre situation. Pour chacun d’eux, il s’agira ensuite de définir des critères pertinents.

Cette liste peut être longue et il n’y a pas vraiment de limites. Veillez toutefois à ne pas intégrer des éléments qui font référence uniquement au traitement de cas particuliers.

Étape 2: Définition des indicateurs de mesure pour chaque critère

Chaque critère doit être mesuré de manière indépendante. Il convient de définir des indicateurs de mesure (exemples) qui soient facilement utilisables et pour la mesure desquels la subjectivité ait peu d’importance. Évitez autant que possible de recourir à un nombre impair de modalités de réponses, l’expérience tendant à démontrer que c’est souvent le milieu qui est choisi!

Étape 3: Etablir un tableau de comparaison

Dans cette étape, il convient de croiser les différentes propositions qui sont à l’étude avec les critères en mentionnant les résultats obtenus pour chaque critère. Voici un tableau d’évaluation (exemple) pour 3 solutions en cours d’évaluation. 

Un tel tableau est utile en fin de processus, pour faire une synthèse des différentes solutions évaluées. Dans cet exemple, la solution A devrait être légèrement préférée aux solutions B et C.

Étape 4: Définir une pondération propre à chaque critère

Il se peut toutefois que certains critères apparaissent comme déterminants, compte tenu de l’environnement de votre entreprise ou de son processus, ou encore de certains aspects du travail – comme le travail en équipe, par exemple. Dans ce cas, il est possible de hiérarchiser les critères en définissant une table de pondérations (exemple).

On notera que, dans cet exemple, il est surtout important que les utilisateurs retirent un maximum de bénéfice de l’outil, alors que la temporalité joue un rôle mineur.

Le tableau de synthèse de l’étape précédente peut maintenant être mis à jour en tenant compte de la table des pondérations. On obtient ainsi un nouveau tableau de synthèse incluant les pondérations (exemple), qui nous incitera, cette fois-ci, à légèrement privilégier la solution B à la solution A, et ce malgré sa faible disponibilité.

Cet article est disponible en :