L'introduction d'un système de management par objectifs (MBO) - Exemple - Fiche de qualification

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L'introduction d'un système de management par objectifs (MBO) - Exemple - Fiche de qualification
Le management par objectifs est le liant entre l'atteinte des objectifs - et donc les résultats, d'une part, et le développement de l'individu et son implication, d'autre part. Le management par objectifs (ou "Management by Objectives" - MBO) peut ainsi être considéré comme un élément-clé de la pérennité de l'entreprise.
 
 
Dans une organisation idéale, le développement organisationnel s'appuie sur 3 concepts – Développement du personnel, Management by Objectives (MBO) et Formation – fortement interdépendants, et qui forment les piliers de base de toute politique de développement des Ressources Humaines.
 
Cette activité est à la fois simple (fixer des objectifs) et complexe, du fait notamment de ses nombreuses interactions avec les orientations stratégiques de l'entreprise et de celles avec les autres activités (gestion des Ressources Humaines, gestion des clients, de la production, etc.).
 
Finalement, on relèvera qu'une démarche du management par objectifs mise avant tout sur une relation gagnant-gagnant entre l'employeur et le collaborateur.
 
OUTILS
 
1. Moyens financiers: Une démarche de management par objectifs doit intégrer la notion de budget et tenir compte des formations aux entretiens, ainsi que des coûts cachés que représente la durée passée à l'accomplissement des entretiens et au suivi.
 
Il faut ainsi compter une moyenne de 2 heures par an et par collaborateur, auxquelles il convient d'ajouter 5% du temps total pour les séances de consolidation au niveau hiérarchique supérieur et le travail de gestion et de contrôle.
 
2. Moyens humains: On distingue entre moyens internes, qui désignent le soutien des Ressources Humaines, et moyens mixtes, qui combinent moyens internes et support ponctuel de conseillers externes. Dans ce dernier cas, les consultants doivent disposer d’un cahier des charges précis.
 
 
A noter que l’emploi de consultants, même s'il peut être tentant, ne doit pas être poursuivi dans le temps, le but étant que l'entreprise soit autonome le plus rapidement possible.
 
3. Moyens technologiques: La mise en œuvre devra aussi dépendre des données technologiques (matériel, infrastructure, etc.), qui sont souvent limités.
 
PRATIQUE
 
Avant d'entrer directement dans le processus du management par objectifs, il convient de définir, d'entente avec la Direction Générale, quelles doivent être les valeurs mises en avant en matière de politique MBO.
 
Ces valeurs doivent être en adéquation directe avec les valeurs de l'entreprise, afin de répercuter ces dernières dans toute la démarche de management par objectifs. A ce stade, c'est l'image de l'entreprise qui est en jeu, à l'interne comme à l'externe.
 
La mission d'une politique MBO vise à fixer des buts concrets en accord avec les valeurs définies pour ladite politique. Pour être formulée en termes de finalité, celle-ci devrait préciser:
 
  • Le rôle du système MBO tel que le veut l'entreprise
  • Le contenu du rôle à assumer et le domaine d’activité
  • Le public qui bénéficiera réellement les prestations
  • La manière dont les prestations seront assurées
  • Le mode d'évaluation des prestations

Au niveau de la mise en œuvre, les objectifs proprement dits seront fixés une fois par an, avec un point de situation intermédiaire en cours d’année. 

L’entretien d’évaluation annuelle (guide de conduite) s’appuiera ainsi sur une fiche de qualifications (exemple) permettant d’évaluer l’atteinte des objectifs de l’année écoulée et de fixer de nouveaux objectifs pour l’année suivante.

L’entretien est préparé séparément par les deux parties, le collaborateur prenant connaissance du contenu de la fiche à l’avance.

De plus, le contrat d'objectifs devra respecter les règles suivantes:
 
  1. Un exemplaire du document reste en possession du collaborateur
  2. Un exemplaire reste en possession de son supérieur direct
  3. Aucune autre copie ne sera faite, sauf cas exceptionnel.

Finalement, il peut être très utile de faire la liste de toutes les informations à communiquer aux collaborateurs durant le processus de management par objectifs. Pour ce faire, nous vous suggérons d'utiliser un plan de communication (exemple) qui permettra de piloter la communication de façon permanente.

A noter que les feedbacks des collaborateurs contribuent à l'amélioration permanente du processus et peuvent fournir des indications importantes sur les compléments de développement nécessaires à la réalisation des objectifs décidés par la Direction.

EXEMPLES
 
Exemples de valeurs d'un système de management par objectifs (MBO):
 
  • Cohérence
  • Clarté
  • Qualité
  • Service au client

Exemples de mission d'un système de management par objectifs (MBO):

  • Assurer la cohérence de la conduite des actions de l'entreprise tout en développant les compétences des collaborateurs.
  • Assurer que toutes les dimensions essentielles des Ressources Humaines soient intégrées dans les domaines d‘activités, aussi bien aux niveaux stratégique qu‘opérationnel, dans le but de contribuer au succès de l‘organisation.
  • Garantir que l‘organisation, grâce au Management par Objectifs se dote des moyens nécessaires pour planifier, réaliser et contrôler la production afin de satisfaire les exigences de qualité et de fiabilité de nos clients, tout en développant l'employabilité des collaborateurs et la communication.
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