La redacción de la constancia laboral es una obligación legal de la empresa hacia el empleado. Consiste en una síntesis estructurada de la actividad profesional del empleado y tiene que ser la más objetiva posible. Puede ser relativa al contenido de las tareas efectuadas o al comportamiento observado durante un tiempo determinado. Por lo tanto, ningún término que desvaloriza el empleado tiene que aparecer.
HERRAMIENTAS
La redacción de la constancia laboral se basa en los elementos siguientes:
- El o los pliego(s) de condiciones / descripción(es) de puesto(s) (si el empleado ya ha ocupado diversas funciones en la empresa)
- El o los eventuales contrato(s) de objetivos
- Las evaluaciones anuales / periódicas (guía de conducta)
- Los resultados anuales alcanzados (cifra de negocios, proyectos…)
- La participación a formaciones
- La carta de rescisión del contrato laboral (guía de redacción)
EN PRÁCTICA
Como lo establece la ley, la constancia laboral se presenta de forma escrita y incluye las siguientes informaciones, que son imprescindibles:
1. Los datos personales del empleado:
- Nombre y apellido del empleado
- Su fecha de nacimiento
- Su origen o lugar de nacimiento
2. Las características de las tareas realizadas:
- Las fechas de inicio y de fin de las relaciones laborales
- La descripción detallada de la actividad desempeñada (pliego de condiciones) y de las funciones ocupadas
- El o los proyectos en los cuales ha participado
3. La evaluación del trabajo realizado por el empleado:
- Haber alcanzado los objetivos fijados
- El respeto de los plazos y del presupuesto
- Satisfacción de los clientes (internos y externos)
- …
4. La evaluación del comportamiento del empleado:
- La aptitud para trabajar en equipo
- Comunicación
- Conducta
- …
5. Las características de la empresa:
- La razón social
- Dirección
- Personas responsables
En cuanto a las razones de la ruptura del contrato laboral, no tienen que estar en la constancia laboral sino en la carta de rescisión, la cual explica las motivaciones que han llevado al fin del contrato laboral.
Ocurre muy a menudo que empleados que ya han dejado la empresa piden una copia de su constancia laboral. Por lo tanto, es indispensable conservar una copia de calidad para poder responder a la petición de los ex-empleados.
EJEMPLO
Aquí encontráis un ejemplo de constancia laboral expedida por una empresa multinacional para uno de sus responsables regionales. Se puede notar que la redacción de este documento no es siempre fácil. Por eso os proponemos de recurrir a la tabla de evaluación del empleado (ejemplo) para facilitar su redacción. Las tablas de evaluación pueden ser rellenadas de forma independiente por varios evaluadores, los cuales tendrán después que llegar a una evaluación común.
En la práctica, habrá que adaptar los criterios de evaluación a las particularidades de cada puesto. En todos los casos, la lista propuesta aquí no es exhaustiva.
INDEPENDIENTES
Hay que saber que, si ustedes son independientes, aunque no podéis redactar vuestra propia carta laboral, podéis ya exponer vuestras actividades en vuestro currículum, añadiendo los resultados obtenidos. También podréis incluir documentos justificativos, por ejemplo prospectos marketing, direcciones de páginas webs u otro documento que atestigua de estas realizaciones.
DESPIDO DISCIPLINARIO
En el caso de un despido motivado por un comportamiento inadecuado del empleado (y no por una falta de competencias o por una mala calidad del trabajo), hay que subrayar el mensaje a 2 niveles:
a) En la estructura de la constancia, insistiendo en:
- las competencias técnicas y profesionales que parecen ser sus puntos fuertes.
- las competencias comportamentales (lo que se ha podido observar). Aunque este punto puede ser problemático, debe ser posible poner en evidencia ciertos elementos positivos, sobre todo si la persona forma parte de la empresa desde bastante tiempo.
Es la relación de importancia entre estos 2 niveles que demuestra la relación entre las fuerzas y las debilidades del empleado.
b) En la conclusión de la constancia laboral: Utilizando una frase final como la siguiente: «De un común acuerdo se han finalizado las relaciones laborales a la fecha del XX/XX/XXXX ….. Sr. X nos deja hoy, libre de la obligación de trabajar y de cualquier otra obligación, excepto el respeto de la cláusula de confidencialidad [eventualmente: «y la de no competencia»]. Le deseamos lo mejor…”
Os invitamos también a leer el artículo «La carta de aviso y la entrevista de despido» para llevar a cabo este delicado proceso.
