El proceso de analisis y descripción de puesto en la empresa - Ejemplo - Formulario

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El proceso de analisis y descripción de puesto en la empresa - Ejemplo - Formulario

La descripción de funciones en la empresa permite definir las esperas del empleador y de los empleados, delimitando claramente las competencias y responsabilidades del colaborador. Esta interviene en general en el marco más amplio de la evaluación de función y la introducción de un nuevo sistema de remuneración. Está entonces precedida de una reflexión estratégica con la Dirección de la empresa (definición del cargo y de la función en la organización, de los indicadores de éxitos y de un diccionario de competencias).

La descripción de funciones desemboca sobre la creación, para cada una de ellas, de un formulario recapitulativo, que presenta los elementos claves. Estos documentos podrán servir de soporte al proceso de reclutamiento (redacción de ofertas de empleo, definición de exigencias, presentación del cargo al colaborador), a la evaluación anual de los colaboradores (evaluación de realizaciones, identificación de vacios y fijación de objetivos de crecimiento / desarrollo) y el establecimiento de un sistema de remuneración equitativo, basado en criterios objetivos de competencias y de responsabilidades.

Esta descripción contribuye también a dar una visión global de la estructura de la empresa, lo que facilita la definición del organigrama. En consecuencia esta sostiene otro proceso que es el del desarrollo de las competencias. Al nivel del vocabulario, distinguiremos entre las nociones de "función"  y de "puesto". De este modo:

  • La función reúne todas las personas que comparten la misma misión y las mismas responsabilidades. Es generalmente genérica y no nominativa.
  • El puesto se refiere a un cargo de trabajo preciso, a tareas especificas dentro de una función. El puesto es entonces nominativo.

Finalmente, hay que saber que una buena documentación del cargo (análisis y descripción) toma cada vez más importancia en materia de responsabilidad legal o civil.

HERRAMIENTAS

Los análisis de una función se basan en la definición de la misión del puesto y de las competencias requeridas. En el caso de un reclutamiento, la descripción de función permite de hecho reenfocar la búsqueda sobre los verdaderos prerrequisitos del puesto, y no sobre el remplazo de tal o tal persona, que presentaba competencias particulares.

PRACTICA

Este es un formulario de descripción de función (modelo) que proviene de la herramienta ProJob Eval, el método desarrollado por Pro Mind Consulting, al igual que los procedimientos que hay que seguir para completarlo:

1. Datos de base de la función/del papel: Estos datos son oficiales. Precisemos que la rúbrica "Código de identificación" indica la posición del puesto en el organigrama. Por ejemplo, el código "DFSC2" podrá ser atribuido a un colaborador del Departamento Finanzas – Servicio Contabilidad, el código "DFSC1" estando, él, atribuido al Responsable de ese Servicio.

2. La formulación de la misión: La misión describe (máximo en 3 frases) la finalidad de la función/del rol esperado de manera sintética. Una persona exterior debe poder comprender cuales son, concretamente, los componentes esenciales. Para estar formulado en términos de finalidad, una misión comprenderá:

  1. Un verbo de acción (por ejemplo. realizar, acompañar, asegurar, organizar), que debe realmente corresponder al papel
  2. El contenido del rol que hay que asumir: completará el verbo de acción (por ejemplo. asegurar la realización de los objetivos que se fijaron). Este permite de precisar también el campo de actividad
  3. Los destinatarios/clientes: se trata de identificar a los que recibirán realmente los servicios (por ejemplo. a los clientes externos; a la Dirección; al conjunto de los colaboradores)
  4. La calidad del servicio: se trata de determinar de manera consecutiva, la manera en que se evaluarán  las prestaciones (por ejemplo. en  función de los resultados definidos; según  los reglamentos vigentes; en el marco del presupuesto…).
  5. La manera: dará precisiones sobre la manera en que las prestaciones serán aseguradas (a través de una comunicación y de un compartimiento, (a través de una colaboración estrecha etc.)

3. Indicadores de éxitos: Son los criterios que permitirán medir, de manera concreta, si las prestaciones esperadas por los clientes han sido atendidas de manera conforme con las previsiones. Estos pueden también ser útiles al momento de evaluar las realizaciones. Los indicadores serán  variados y comprenden muchas veces elementos que provienen de las dimensiones siguientes:

  • Finanzas
  • Cantidad
  • Calidad
  • Clientes
  • Colaboradores, integración, conducta
  • Otros (Gestión de proyectos...)

4. Competencias requeridas: Este punto tiene como objetivo definir las competencias discriminantes para el cumplimiento de la misión en relación con el rol. Estas competencias están clasificadas en dos niveles: el nivel profesional y el nivel personal. Los criterios personales son criterios genéricos (no relacionados a un tipo particular de empresa), en cambio los criterios profesionales pueden ser adaptados al contexto de trabajo. Aquí abajo, algunas ilustraciones de esas dos dimensiones:

  1. Competencias profesionales: gestión financiera, de equipo, de proyectos, control técnico, etc.
  2. Competencias personales: facilidad de contacto, espíritu de equipo, capacidad de análisis/síntesis, etc.

Importante: ¡Solo hay que tener en cuenta las competencias más importantes y que ilustren realmente la función!

5. Clientes y Proveedores: Esta etapa tiene como meta, identificar las relaciones clientes-proveedores de la función. Los clientes son todas las unidades/funciones que esperan prestaciones directamente de la parte de la función ocupada. Los proveedores son aquellos que tienen una función que espera prestaciones para la realización de su actividad. Hay que saber que estos dos tipos de "partners" pueden situarse tanto al interior  (clientes/ proveedores internos) como al exterior (clientes/ proveedores externos) de la organización.

La columna "Quien" permite precisar la unidad/función correspondiente al cliente o al proveedor de la función, en cambio la columna "Qué" tiende a identificar sucesivamente la naturaleza de las prestaciones esperadas (por ejemplo. objetivos, consejos, directivas, servicios en la calidad definida…). Precisemos que una función de gerente, en la cual la acción sobre los clientes se hace por el intermedio de colaboradores exclusivamente, no tiene clientes externos propiamente dichos.

EJEMPLO

Este es un ejemplo de descripción de una función de Responsable IT.

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