Das Kündigungsgespräch - Muster Verwarnungsbrief / Leitfaden zur Gesprächsführung

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Das Kündigungsgespräch - Muster Verwarnungsbrief / Leitfaden zur Gesprächsführung

Die Kündigung eines einzelnen Mitarbeiters findet im Allgemeinen statt, wenn dieser den bei seiner Einstellung / Versetzung / Beförderung bestimmten Stellenanforderungen nicht mehr entspricht. 

Die Entlassung kann auch während der Probezeit (s. Artikel "Die Probezeit und die Einführung neuer Mitarbeiter") oder infolge eines begangenen Fehlers vorkommen. Auf jeden Fall besteht der Zweck eines Kündigungsgesprächs darin, den Mitarbeiter über den getroffenen Entscheid und die Gründe, die dazu geführt haben, zu informieren.

Dieses Gespräch erfolgt in 3 verschiedenen Fällen:

1) Der Mitarbeiter entspricht gewissen Kriterien nicht mehr, die für die Stelle unerlässlich sind. Dies kann erfolgen wegen:

  • Fehlender Kompetenzen oder unbefriedigender Resultate: der Mitarbeiter erfüllt seine Stelle nicht mehr in befriedigender Weise (Zeitmanagement, Kundenmanagement, Anpassung an die technische Evolution…)
  • Unpassender Haltung (Sprache, Kleidung, wiederholte Abwesenheiten…)
  • Der Schwierigkeit, sich an neue Prozesse anzupassen (Reorganisation des Arbeitssektors, Änderung der Produktionstools…)

2) Ein Personalabbau wird durchgeführt: Verlagerung, finanzielle Schwierigkeiten, "Rationalisierung" der Produktionsprozesse (Druckerei, Retail Banking)…

3) Ein schwerwiegender Fehler ist begangen worden ("Kündigung aus wichtigem Grund"): ein wichtiger Grund wird im Schweizer Recht als "jeder Umstand, bei dessen Vorhandensein dem Kündigenden nach Treu und Glauben die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr zugemutet werden darf" bezeichnet (Art. 337 OR). Es handelt sich im Allgemeinen um eine Verletzung des Arbeitsvertrags, des Personalreglements oder eines Verstosses gegen das Gesetz.

Falls die Kündigung nicht aus wichtigen oder wirtschaftlichen Gründen stattfindet, sollte aus Respekt vor der betroffenen Person im Voraus eine schriftliche Verwarnung geschickt werden. Entsprechende Gespräche – mit Verbesserungszielen und einer Frist – sollten ebenfalls geführt werden. Eine Kündigung sollte erst bei der 3. Verwarnung stattfinden.

Es geschieht viel zu oft, dass Mitarbeitern gekündigt werden, ohne informiert geworden zu sein, dass ihre Arbeit nicht mehr befriedigend war...

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Ein Beurteilungsgespräch (Richtlinien) kann also den idealen Rahmen darstellen, um zu versuchen, die Kündigung zu vermeiden, indem die Ursachen der Unzufriedenheit geklärt werden und Ziele zur Verbesserung gesetzt werden. Falls diese innerhalb der gesetzten Fristen nicht erreicht werden, dann soll die Führung eines zweiten Gesprächs mithilfe eines Verwarnungsbriefs (Muster) bestätigt werden. Dieser Brief soll klarstellen, dass es sich um die letzte Verwarnung handelt. Ausserdem können sich die folgenden Dokumente während des Gesprächs selbst als nützlich erweisen:

PRAXIS

Während des Kündigungsgesprächs erleidet der Miterbeiter einen emotionalen Schock. Es kann sein, dass er nicht mehr imstande ist, zuzuhören, und aus diesem Grund soll ihm ein nächstes Gespräch vorgeschlagen werden, wenn er es sich wünscht. Hingegen soll niemals ein Versprechen gemacht werden, das nicht eingehalten werden kann. Ausserdem kann je nach Situation:

  • Ein Experte für Gesundheit (Arzt, Psychologe, usw.): wenn vermutet wird, dass die Person emotional empfindlich ist
  • Ein Experte für Sicherheit: wenn vermutet wird, dass ein Risiko von gewalttätigem Benehmen besteht (z.B. nach verbalen Drohungen)
  • Ein technischer Experte (Buchhaltung, Informatik, usw.): je nach der Natur des schwerwiegenden Fehlers (Verletzung des beruflichen Geheimnisses, Hinterziehung, usw.)

hinzugezogen werden.

Die Person, die das Gespräch führt, muss eindeutig identifizierbar sein (ist es der HR-Verantwortliche oder der Vorgesetzte?). Die Gründe für die Kündigung des Arbeitsvertrags werden geduldig und klar erklärt. Ausserdem ist es von Nutzen, sich auf sachliche Elemente zu beziehen, wie vorige Verwarnungen, jährliche Bewertungen, das Arbeitsreglement, das gültige Arbeitsrecht, usw.

Es ist auch wichtig, der Person die Möglichkeit zu geben, sich am Ende der Informationsgabe frei zu äussern. Im Falle von Gefühlsäusserungen, wie Weinen, ist es nur natürlich Mitgefühl zu zeigen. Dennoch muss einen beruflichen Abstand beibehalten werden, der jegliche persönliche Übernahme der Probleme der Person ausschliesst. Die in den Kündigungsprozess verwickelten Personen sollten solche emotionale Ausbrüche nicht persönlich nehmen, insofern wie sie dem Gesprächspartner früher die Gelegenheit gegeben haben, die Kündigung zu vermeiden. Es ist aber auch klar, dass kein Werturteil geäussert werden soll.

​Aggressive Übergriffe sollen hingegen sehr schnell eingedämmt werden, indem die Person daran erinnert wird,  dass Sie denselben Respekt verlangen, den Sie auch ihr entgegenbringen. Es ist ganz normal, dass der gekündigte Mitarbeiter für seine Arbeit nicht mehr grosse Motivation empfindet. Es scheint uns daher viel vernünftiger, die betroffene Person unmittelbar zu entlassen, damit ihr Motivationsverlust ihre Kollegen nicht negativ beeinflusst. Solidarische Reaktionen des Umfeldes, wenn auch völlig verständlich, sind in diesem Kontext vollkommen unerwünscht.

Es soll letztlich noch vermerkt werden, dass falls Sie die Person vorzeitig entlassen, keinen Ausgleich mit verbleibenden Ferientagen, Überstunden, usw. gemacht werden kann. Hiernach zudem eine Liste von "schwierigen Situationen" (Abbildung), sowie die Antworten, die darauf gegeben werden können.

SONDERFÄLLE

Ausser der Nichtübereinstimmung mit der besetzten Stelle, unterscheidet man die zwei folgenden Sonderfälle, die eine besondere Behandlung verlangen:

1.    Kündigung wegen schwerwiegendem Fehler ("Kündigung aus wichtigem Grund"):

  • ein Dokument muss erstellt werden, das die genauen und chronologischen Fakten enthält
  • der Anspruch auf Lohn geht am Tag der Kündigung zu Ende

2.    Kündigung aus wirtschaftlichen Gründen:

  • die Mitarbeiter sollen so rasch wie möglich über den Entscheid informiert werden
  • es ist unerlässlich, die Anzahl der von diesen Massnahmen betroffenen Mitarbeiter mitzuteilen und diese Entlassungen schnell durchzuführen
  • wenn solche Massnahmen getroffen werden, verschlechtert sich das Arbeitsklima und alles wird kritisiert
  • solche Massnahmen werden mit der Unternehmensleitung besprochen und dabei muss die Vertraulichkeit absolut respektiert werden

Im Fall einer kollektiven Entlassung ist der Arbeitgeber ausserdem dazu verpflichtet, jeden Mitarbeiter so rasch wie möglich zu entlassen, der einen neuen Vertrag abgeschlossen hat (s. Art. 335 d,e,f OR).

ZUSÄTZLICHE UNTERSTÜTZUNG

Unabhängig von der Art der Kündigung, scheint es uns wesentlich zu sein, dem gekündigten Mitarbeiter eine Unterstützung anzubieten, wie z.B.:

Gut vorbereitete Unterlagen stellen schon eine wichtige Etappe in der Suche nach einer neuen Stelle dar. Natürlich muss der Mitarbeiter diese Hilfe auch annehmen. Das Zurückgreifen auf Outplacement Firmen kann auch von grossem Nutzen sein.

 

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