Die Einführung eines Zielvereinbarungsprozesses (MBO) - Muster Kommunikationsplan

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Die Einführung eines Zielvereinbarungsprozesses (MBO) - Muster Kommunikationsplan

Der Zielvereinbarungsprozess (oder "Management by Objectives - MBO") stellt den Bindestrich zwischen dem Bedürfnis nach konkreten Resultaten, der Weiterentwicklung des Personals und der Förderung dessen Motivationsniveau, dar. Dieser Prozess kann also als wesentlich für den Fortbestand des Unternehmens betrachtet werden.

Dieser Prozess besteht aus einfachen (Ziele setzen) sowie komplexen Tätigkeiten, wegen u.a. den zahlreichen Interaktionen mit der Unternehmensstrategie und mit anderen Tätigkeitsbereichen der Organisation (Personalmanagement, Kundenverwaltung, Produktion, usw.).

Dazu sollte sich idealerweise das Kompetenzmanagement der Organisation auf 3 stark voneinander abhängige Konzepte stützen, nämlich: Personalentwicklungsplanung (Richtlinien), Zielvereinbarung (MBO) und Ausbildung (Richtlinien)Diese sind die unerlässlichen Voraussetzungen, die erfüllt werden müssen, damit die Einführung eines Kompetenzentwicklungsprozesses ermöglicht wird.

Letztlich soll hervorgehoben werden, dass der erfolgreiche Einsatz eines Zielverinbarungskonzepts auf einem Gewinner-Gewinner Verhältnis zwischen dem Arbeitgeber und den Mitarbeitern beruht.

TOOLS
 

1. Finanzielle Mittel: Ein Management by Objectives (MBO) Programm muss unbedingt den Begriff "Budget" beinhalten; dabei sollen die Ausbildungen zur Gesprächsleitung sowie die versteckten Kosten, die der Dauer der Gespräche selbst entsprechen, wahrgenommen werden.

Tatsächlich müssen im Durchschnitt 2 Stunden pro Jahr für jeden Mitarbeiter budgetiert werden, sowie zusätzliche 5% der Gesamtzeit für Konsolidierungssitzungen auf der hierarchisch oberen Ebene und die entsprechende Verwaltungs- und Kontrollarbeit.

2. Menschliche Mittel: Es wird zwischen internen (nur die Personalabteilung nimmt am Prozess teil) und gemischten (es werden auch externe Berater eingesetzt) Mitteln unterschieden. Im letzten Fall sollen die Berater über ein genaues Pflichtenheft verfügen.

Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass der Gebrauch von Unternehmensberatern - auch wenn dies sich von grossem Nutzen erweisen kann - nicht weiter verfolgt werden soll. Das Ziel ist nämlich, das Unternehmen so rasch wie möglich beim Steuern des MBO-Prozesses autonom zu machen.

3. Technologische Mittel: die Implementierung wird auch technologische Daten (Material, Infrastruktur…) in Betracht ziehen müssen, die oft begrenzt sind.

PRAXIS

Bevor der Zielvereinbarungsprozess genauer erarbeitet wird, sollen die von der MBO-Politik angeführten Werte in Zusammenarbeit mit der Unternehmensführung bestimmt werden. Diese sollen die Unternehmenswerte widerspiegeln, um diese Werte auf den ganzen Zielvereinbarungsprozess zu übertragen. Davon hängt das Image des Unternehmens ab, sei es innerhalb oder ausserhalb der Organisation.

Die Mission einer MBO-Politik zielt dann darauf ab, konkrete Ziele festzusetzen, im Einklang mit den für diese Politik bestimmten Werten. Um deren Ziel und Zweck klar zu machen, muss jegliche berufliche Mission die folgenden Elemente beinhalten:

  1. die Rolle des Zielvereinbarungsprozess, wie es das Unternehmen will
  2. der Inhalt dieser Rolle und deren Tätigkeitsbereich
  3. das Ziel-Publikum der MBO-Politik
  4. die Art und Weise in der die Implementierung der MBO-Politik stattfinden soll
  5. die Art und Weise in der die Beurteilung die Mitarbeiterbeurteilung stattfinden wird

Die Zielsetzung als solche findet einmal im Jahr statt; es wird auch eine Zwischenbilanz im Laufe des Jahres durchgeführt. Das jährliche Beurteilungsgespräch (Richtlinien) stützt sich demnach auf ein Qualifikationsblatt, das erlaubt, die im Laufe des Jahres erzielten Resultate zu beurteilen und neue Ziele für das nächste Jahr zu setzen. Das Gespräch wird separat von beiden Parteien vorbereitet. Der Mitarbeiter kann vom Inhalt des Blattes im Vornherein Kenntnis nehmen.

Zudem sollte die Zielvereinbarung folgende Regeln respektieren.

  1. Reziprozität: das Interview wird beidseitig vorbereitet; die Bestimmung des Zielvertrags wird dann während des Interviews gemeinsam aufgebaut
  2. Transparenz: der Inhalt der Formulare wird von beiden Partnern wahrgenommen, unterschrieben und visiert
  3. Fairness: alle Mitarbeiter bekommen ein jährliches Interview
  4. Vertraulichkeit: die Verantwortungsträger garantieren die Vertraulichkeit der Dokumente und der persönlichen Daten die sie möglicherweise beinhalten

Letztlich wird der Zielvertrag diesen Regeln folgen müssen:

  • Ein Exemplar des Dokuments bleibt im Besitz des Mitarbeiters
  • Ein Exemplar bleibt im Besitz des direkten Vorgesetzten
  • Es wird – ausser Sonderfall –  keine Kopie davon gemacht

Schlussendlich kann es von Nutzen sein, alle Informationen, die dem Mitarbeiter mitgeteilt werden, im Laufe des Kompetenzentwicklungsprozesses in einem Kommunikationsplan (Muster) zusammenzufassen. Es ist zur Kenntnis zu nehmen, dass die Feedbacks der Mitarbeiter zur dauernden Verbesserung des Prozesses beitragen und wichtige Angaben über notwendige Entwicklungsergänzungen für die von der Leitung entschiedenen Ziele liefern können.

MUSTER
 

Beispiele von Werten eines Zielvereinbarungsprozesses:

  • Kohärenz
  • Klarheit
  • Qualität
  • Kundendienst

Beispiele von Missionen eines Zielvereinbarungsprozesses:

  • Die Kohärenz der Handlungen der Geschäftsleitung und die Entwicklung der Kompetenzen der Mitarbeiter sicher zu stellen.
  • Die Integration aller wesentlichen Dimensionen der Personalverwaltung in die verschiedenen Tätigkeitsbereiche des Unternehmens sicher zu stellen, beides auf strategischer sowie auf betriebsbereiter Ebene, um somit zum Erfolg der Organisation beizutragen.
  • Sicher zu stellen, dass die Organisation sich durch den MBO-Prozess mit allen nötigen Mitteln versorgt, um die Produktion zu planen, realisieren und kontrollieren, und den Erwartungen unserer Kunden was die Qualität und Zuverlässigkeit unserer Produkte betrifft zu entsprechen. Das MBO soll auch dazu beitragen, die Arbeitsmarktfähigkeit der Mitarbeiter und die Kommunikation zu entwickeln.

 

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