Die Stellenbeschreibung / Funktionsbeschreibung - Muster

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Die Stellenbeschreibung / Funktionsbeschreibung - Muster Formular / Stellenprofil

Die Stellenbeschreibung erlaubt, die Erwartungen des Arbeitgebers zu bestimmen, wobei die Kompetenzen und Verantwortungen des Angestellten klar eingegrenzt werden. Sie wird im Allgemeinen im breiteren Rahmen des Stellenbewertungsprozesses und der Einführung einer neuen Vergütungsstruktur (Richtlinien) eingesetzt. Es geht ihr also eine strategische Überlegung mit der Unternehmensführung voraus (Bestimmung der Positionierung der Funktion auf dem Organigramm und deren Erfolgsindikatoren, sowie eines gemeinsamen Kompetenzlexikons für alle Stellen des Unternehmens).

Dieser Prozess führt zur Erstellung, für jede Stelle, eines Zusammenfassungs-Formulars, das deren Schlüsselelemente darstellt. Diese Dokumente können dann als Basis für Rekrutierungsprozesse (Verfassen der Stellenangebote, Bestimmung der Stellenforderungen, Vorstellung der Stelle an den Mitarbeiter), jährliche Qualifikationsgespräche (Beurteilung des Verhaltens und der Leistungen, Identifizierung der Mängel und Festsetzung von Verbesserungs-/ Entwicklungszielen) und die Einführung der Vergütungsstruktur, die auf sachbezogenen Kompetenz- und Verantwortungskriterien basiert ist dienen.

Die Stellenbeschreibung trägt auch dazu bei, einen Gesamtblick der Unternehmensstruktur zu erwerben, was die Bestimmung des Organisationsplans erleichtert. Sie unterstützt auch einen anderen Prozess, nämlich die Kompetenzentwicklung der Mitarbeiter. Was die Wortwahl betrifft, unterscheidet man zwischen den Begriffen "Funktion und "Stelle" wie folgt:

  • Die Funktion bezieht sich auf alle Personen, die die gleiche Aufgabe und die gleichen Verantwortlichkeiten teilen. Sie ist ein Oberbegriff und nicht nominativ.
  • Die Stelle bezieht sich auf einen genauen Arbeitsplatz, an spezifische Aufgaben innerhalb einer Funktion. Die Stelle ist also nominativ.

Schlussendlich soll noch hervorgehoben werden, dass eine gute Stellendokumentation (Analyse und Beschreibung) immer mehr Bedeutung in Sachen gesetzlicher oder zivilrechtlicher Haftpflicht gewinnt. So kann bei Belästigung (sexuell oder durch Mobbing) bestimmt werden, ob der Stelleninhaber oder sein Arbeitgeber dafür zur Verantwortung zu ziehen sind.

TOOLS

Der Prozess der Stellenbeschreibung stützt sich auf die Bestimmung der Mission der Stelle, sowie auf dessen Anforderungsprofil. Im Fall eines Rekrutierungsprozesses (Richtlinien) erlaubt die Stellenbeschreibung, die Suche auf die Schlüsselkompetenzen zu konzentrieren, die wirklich zum Anforderungsprofil der Stelle gehören, statt die spezifischen Kompetenzen, die der frühere Stelleninhaber besass.

PRAXIS
Hier ist ein Muster-Stellenbeschreibungsformular, das Sie ausfüllen können, indem Sie folgende Etappen durchführen:

1. Basisdaten der Funktion / Rolle: Diese Daten sind offiziell. Wir weisen darauf hin, dass die Rubrik "Code"  auf die Positionierung der Stelle im Organisationsplan hinweist. Zu Beispiel könnte der Code "AFB2" an einen Mitarbeiter der Abteilung Finanzen – Buchhaltung erteilt werden, während der Code "AFB1" an den Abteilungs-Verantwortlichen erteilt würde.

2. Die Formulierung der beruflichen Mission: Diese Mission soll synthetisch (in max. 3 Sätzen) klarstellen, was der Zweck der Funktion / Rolle ist. Eine Drittperson soll konkret verstehen können, welches deren wesentliche Komponenten sind. Um dessen Ziel und Zweck klar zu machen, muss jegliche berufliche Mission die folgenden Elemente beinhalten:

  1. Ein Aktionswort: (z.B. versichern, organisieren, begleiten, verwirklichen), welches der Rolle wirklich entsprechen soll
  2. Der Inhalt der Rolle, die übernommen werden soll: er vervollständigt das Aktionswort (z.B. die Vollbringung der gesetzten Ziele sicher zu stellen) und präzisiert auch den Tätigkeitsbereich
  3. Das Ziel-Publikum/die Kunden: die eigentlichen Empfänger der Leistungen (z.B. das obere Management, die Gruppenleiter, die gesamten Mitarbeiter, …) sollen identifiziert werden
  4. Das geforderte Qualitätsniveau: hier wird die Art und Weise, in der die Leistungen bewertet werden, kurz beschreiben (zum Beispiel in Übereinstimmung mit den definierten Erwartungen; mit den definierten Bewertungskriterien; im Rahmen des Budgets; …)
  5. Die Art und Weise: gibt deutlich an, in welcher Art und Weise die Dienstleistungen geleistet werden sollen (durch ein gut geplantes Management der Ressourcen; mithilfe eines Ausbildungsplanes, durch einen Management By Objectives Prozess; durch einen Management Development Prozess; durch eine enge Zusammenarbeit…)

3. Erfolgsindikatoren: Diese Kriterien erlauben, konkret zu messen, ob die von den Kunden erwarteten Leistungen getroffen werden. Sie können auch im Leistungsbeurteilungs-Prozess verwendet werden. Solche Indikatoren können verschiedenartig sein und enthalten oft Elemente aus den folgenden Dimensionen:

  • Finanzen
  • Menge
  • Qualität
  • Kunden
  • Mitarbeiter, Involvierung, Führung
  • Weitere Tätigkeitsbereiche (Projektmanagement, usw.)

4. Geforderte Fähigkeiten: Bei diesem Punkt geht es darum, die unterschiedlichen Fähigkeiten für die Erfüllung der Aufgabe und die mit der Rolle verbundenen Ziele zu definieren. Diese Kompetenzen berücksichtigen zwei Niveaus: das persönliche und das berufliche Niveau.

Die persönlichen Kriterien sind allgemeine Kompetenzen, die nicht an einen besonderen Unternehmenstyp gebunden sind, im Gegensatz zu den beruflichen Kriterien, die am Arbeitsplatz eingesetzt werden können. Hierunter finden Sie ein paar Beispiele für diese zwei Dimensionen:

  1. Berufliche Kompetenzen: Finanzen, Kommunikation, Management, Technik, usw.
  2. Persönliche Kompetenzen: Kontaktfreude, Teamgeist, Analyse- / Synthesefähigkeit, usw.

Achtung! Nur die Hauptkompetenzen, die die Funktion wirklich illustrieren, sollen in Betracht gezogen werden!

5. Kunden und Lieferanten: Diese Etappe besteht darin, alle Kunden- / Lieferanten-Verhältnisse für die Funktion zu identifizieren. Kunden sind alle Einheiten/Funktionen/Personen, die Leistungen direkt von der besetzten Funktion erwarten. Lieferanten sind jene von denen die Funktion Leistungen zur Erfüllung ihrer Aufgabe erwartet.

Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass diese zwei Partnertypen sich entweder innerhalb (interne Kunden / Lieferanten) oder ausserhalb der Organisation (externe Kunden / Lieferanten) befinden können.

Die Kolonne "Wer?" ermöglicht die Angabe der Funktion/Einheit/Person, die Kunde/Lieferant ist, während die Kolonne "Was?" mit kurzen Worten die Art der erwarteten / gelieferten Leistungen identifizieren soll (z. B. Ziele, Ratschläge, Direktiven, Dienste in der definierten Qualität usw.).

Es soll noch hervorgehoben werden, dass ein Manager, dessen Interaktionen mit den Kunden ausschliesslich durch seine Mitarbeiter stattfinden, keine externen Kunden als solche besitzt.

MUSTER

Hier ist das Beispiel einer Stellenbeschreibung für einen IT Verantwortlichen.

 

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