Das Personaldossier und die Lohnberechnung - Muster - Personaldaten Formular

Dieser Artikel ist verfügbar in :
Die Bearbeitung der persönlichen Daten des Mitarbeiters und die Lohnberechnung - Muster

Die Bearbeitung von Personaldaten soll einen bedeutenden Zeitgewinn für verschiedene administrative Arbeiten wie die Lohnberechnung, die Überweisung der Sozialhilfe usw., erlauben. Es ist deshalb wichtig, die Mitarbeiterdossiers gut zu strukturieren und regelmässig zu aktualisieren, um die Genauigkeit der zur Verfügung stehenden Daten zu garantieren. Die Bearbeitung der Personaldossiers und ihre regelmässige Aktualisierung gehört zu den Aufgaben der Personalabteilung.

TOOLS

Die persönlichen Dokumente der Mitarbeiter werden üblicherweise in verschiedene Sektionen unterteilt, zum Beispiel:

  1. Bewerbungsdokumente / Arbeitsvertrag und spezifische Klauseln
  2. Beurteilungsformulare (Zusammenfassung des Gesprächs zum Ende der Probezeit / periodische Bewertungsgespräche)
  3. Sammelblatt mit den technischen Daten für die Lohnberechnung (Bruttolohn, Sozialabgabe, Zulagen, Anrecht auf Ferien, usw.)
  4. Standard administrative Dokumente (Kopie des AHV-Ausweises und des Familienbüchleins, Beihilfeantrag, Antrag für eine Arbeitserlaubnis, Angaben das Bankkonto betreffend, Formular für den Abzug der Quellensteuer…)
  5. Versicherungsformulare und Abrechnungen (Unfälle, Lohnverlust, Krankheit)
  6. Anmeldungen an die Pensionskasse (Aufnahme-, Versetzungs- und Austrittsanträge)

PRAXIS

Grundsätzlich verlangt die Eröffnung des Personaldossiers eines neuen Mitarbeiters mindestens die folgenden Punkte, ungeachtet ob diese oder jene Personalverwaltung Software verwendet wird:

1. Eingabe der Basisinformationen des Mitarbeiters: In erster Linie handelt es sich darum, das vom Unternehmen an die benötigten Auskünfte angepasste Formular zu vervollständigen. Dies betrifft vor allem die Kontaktinformationen und die Bankangaben des Mitarbeiters (Aufnahme in die Pensionskasse, Lohnüberweisung, Kontaktnahme bei Abwesenheiten). Man könnte also ein Personaldaten Formular (Muster) benutzen, das direkt vom Mitarbeiter auszufüllen ist. Die üblichen Dokumente sollten beigefügt werden, wie der AHV-Ausweis, Schulbescheinigung der Kinder usw.

2. Bearbeitung der Daten, die für die Errechnung des Lohnes / der Sozialabgaben bestimmend sind: es ist ebenfalls wichtig festzulegen, wie die technischen bestimmenden Daten für die Berechnung des Lohns und der Sozialabgaben bearbeitet werden und dass jegliche Änderung einer dieser Parameter unverzüglich in die Datenbank der Lohn-Software übertragen wird. Davon hängt in der Tat die Genauigkeit der Daten ab, die an die Buchhaltung weitergeleitet werden und dadurch der Lohnabrechnung. Diese Daten beinhalten zum Beispiel :

  • Die Lohnklasse des Angestellten
  • Die Arbeitsquote
  • Der Lohnbetrag
  • Das berührte Belastungskonto
  • Die eventuellen Entschädigungen (Mahlzeiten, Transport…)
  • Der monatliche Rückstellungsbetrag für den 13. Lohn
  • Die Anzahl der Ferientage, pro Jahr oder pro Monat je nach der benutzten Software, die Parameter des Systems und die vom Finanzamt geforderte Wahl
  • Die verschiedenen gesetzlichen Abzüge (Sozialversicherung, berufliche Vorsorge) und deren Quote
  • Die verschiedenen Beihilfen (Kinder-, Haushalt-, Ausbildungszulage…)
  • usw.

Es kann sich als nützlich erweisen, eine Tabelle dieser technischen Daten auszudrucken und diese den persönlichen Daten des Mitarbeiters beizufügen. Im Allgemeinen wird diese Tabelle automatisch von der Lohn-Software erzeugt.

3. Bearbeitung der Daten des Mitarbeiters bei der Pensionskasse: jede Organisation muss über drei verschiedene Formulare für de Bearbeitung der Daten des Mitarbeiters verfügen, die von der Pensionskasse geliefert werden.

A. Antragsformular für den Beitritt: beim Eintritt des Mitarbeiters ins Unternehmen auszufüllen.

B. Antragsformular für die Versetzung: unbedingt bei jedem der folgenden Ereignisse auszufüllen:

  • Beim Zivilstandswechsel
  • Bei der Geburt eines Kindes
  • Bei der Änderung der Arbeitsquote
  • Bei der ausserordentlichen Lohnänderung (d.h. ausserhalb der Lohnerhöhungsperiode)

C. Austrittsblatt: Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist es angebracht, sein Lohnkonto auszugleichen, und das Austrittsdatum bekanntzugeben damit bis zu diesem Datum ein Überblick besteht und kein Lohn mehr über seinen Austritt hinaus errechnet wird. Darauf achten, dass oft Fristen bestehen, um diese Informationen der Pensionskasse zuzustellen – zum Beispiel bis zum 5. Arbeitstag des Monats, um die Genauigkeit der Daten des Versicherten zu garantieren. Es ist auch zu beachten, dass sich das Datenschutz-Gesetz (DSG) auf jedes dieser Dokumente bezieht und sie deshalb unbedingt unter Verschluss abgelegt werden müssen.

BEARBEITUNG DER KINDERZULAGEN

In der Schweiz variiert der Betrag der Zulagen je nach Kanton. Das Bundesgesetz über die Familienzulagen sieht folgendes Minimum vor, unabhängig vom Wohnkanton:

  • Eine Kinderzulage von Fr. 200.- für die Kinder bis zum vollendeten 16. Altersjahr;
  • Eine Zulage für die berufliche Ausbildung von Fr. 250.- für die Kinder von 16 Jahren bis zum vollendeten 25. Altersjahr (ein Schulnachweis ist notwendig).

Es ist zu beachten, dass nicht das Unternehmen darüber entscheidet, wer Anrecht auf die Zulage hat, sondern die Pensionskasse der das Unternehmen beigetreten ist. Deshalb muss jeder, der Anrecht darauf hat, einen Beihilfeantrag ausfüllen, auf Basis seines Familienbüchleins.

Bei einer Geburt hat der Mitarbeiter zudem Anrecht auf eine Geburtenzulage; die Zustellung eines offiziellen Dokumentes und der Kopie des Familienbüchleins ist notwendig, um die Zulage zu erhalten, die danach auch das Anrecht auf die Kinderzulage einleitet. Schlussendlich überweisen gewisse Vereinigungen zudem eine Haushaltzulage.

Dieser Artikel ist verfügbar in :