Die Auswahl und Implementierung einer neuen HR Management Software - Muster Vergleichstabelle

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Die Auswahl und Implementierung einer neuen HR Management Software - Fallstudie / Methodik

Im Allgemeinen kann die Personalabteilung (Mission und Aufgaben) als "Business Partner" beim Einsatz von neuen EDV-Lösungen eine grundlegende Rolle spielen. Tatsächlich sind mehr denn je der Humanfaktor und deren persönliche Kompetenzen der Schlüssel zur erfolgreichen Integration neuer IT-Systeme.

Es ist also notwendig gut zu verstehen, was bei der Auswahl dieser oder jener EDV-Lösung auf dem Spiel steht. Die Konsequenzen dieses Wandels auf den Faktor Mensch gut zu bewerten, damit diese Integration auf möglichst harmonische Weise stattfindet, ist auch von der grössten Bedeutung. Tatsächlich muss die Auswahl des IT-Systems oft auf heterogene Bedürfnisse eingehen und ist manchmal mit einem ziemlich unklaren Angebot konfrontiert.

Im Bereich des Personalmanagements selbst können die Bedürfnisse bedeutend sein. Sie betreffen vor allem die drei folgenden Tätigkeitsbereiche:

  1. Das Lohnmanagement übernimmt alle Daten in Bezug auf die individuelle Entlöhnung, die Sozialabgaben des Unternehmens, die Verwaltung der Personal-Buchhaltung und die analytische Unternehmensbuchhaltung.
  2. Die Personalverwaltung beinhaltet die Haltung der Personalakten sowie die Sozialverwaltung.
  3. Das Personalmanagement besteht darin, verschiedene Aspekte der Unternehmensverwaltung zu kontrollieren, wie z.B. die Beurteilung der beruflichen Leistungen und Kompetenzen, die Vergütungspolitik, die Karriereentwicklung der Mitarbeiter, oder die Nachwuchsförderung / Nachfolgeplanung.

TOOLS

Zur Zeit entsprechen zahlreiche Softwarepakete (ERPs) diesen verschiedenen Bedürfnissen sowohl im Tätigkeitsbereich der Personalabteilung wie auch in den anderen Unternehmenseinheiten. Die am meisten bekannten schliessen ein: SAP HR, PeopleSoft, HR Access, oder auch Oracle HR Analytics, zum Beispiel.

Um eine vernünftige Wahl zu treffen, sollen nicht nur die rein technischen und sachbezogenen Aspekte in Betracht gezogen werden, sondern auch die Unternehmenskultur sowie gewisse menschliche Aspekte (Managementstil, Vielfalt der Menschen, Anteil der schwach qualifizierten Mitarbeiter, Sprachen, usw.)

PRAXIS

Die Inbetriebsetzung einer neuen HR Management Software soll idealerweise schrittweise und mit einem Modul nach dem andern vor sich gehen, um den Einführungsprozess gemeinsam zu meistern. Die verschiedenen Vorbereitungsetappen (Bewertung der Konkurrenzsysteme, individuelle Gestaltung…) für die einsatzbereite Einführung sollte sich idealerweise über eine Periode von max. 6 Monaten erstrecken, wobei die Etappen für die Einsatzbereitschaft (Eingabe der Daten, Parametrisierung…) eine längere Dauer beanspruchen können.

FALLSTUDIE / METHODIK

Wir illustrieren die Etappen dieses Auswahlprozesses mithilfe eines konkreten Beispiels:

Etappe 1: Bestimmung der Auswahlkriterien

Sie können eine Liste der hauptsächlichen Bewertungsgebiete (Muster) erstellen, die den Bedürfnissen Ihrer Organisation entsprechen. Danach sollen für jedes von ihnen relevante Auswahlkriterien bestimmt werden.

Diese Liste kann ziemlich lang werden, und es gibt keine eigentliche Begrenzung. Passen Sie jedoch auf, keine Elemente zu integrieren, die sich nur auf die Behandlung von Sonderfällen beziehen.

Etappe 2: Bestimmung von Messungsindikatoren für jedes Auswahlkriterium

Jedes Auswahlkriterium muss auf unabhängige Art und Weise gemessen werden. Deshalb sollen Messungsindikatoren (Muster) festgelegt werden, die leicht einsetzbar sind und für deren Messung die Subjektivität des Auswerters wenig wichtig ist. Noch ein praxisbezogener Tipp: vermeiden Sie so gut wie möglich, auf eine ungerade Anzahl von Antworten zurückzugreifen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass in solchen Fällen oft der Mittelweg gewählt wird!

Etappe 3: Erstellung einer Vergleichstabelle

In dieser Etappe sollen die verschiedenen Software-Angebote verglichen werden, indem die erhaltenen Resultate für jedes Auswahlkriterium miteinander gekreuzt werden. Hier finden Sie das Beispiel einer Vergleichstabelle (Muster), die drei verschiedene EDV-Lösungen in Betracht zieht. Diese Darstellung der verschiedenen Software-Angebote ist am Ende des Auswahlprozesses besonders nützlich, denn sie erlaubt, eine Synthese der verschiedenen Bewertungen zu erstellen. In diesem Beispiel sollte die Software A leicht den Software B und C vorgezogen werden.

Etappe 4: Bestimmung der Gewichtungen der Auswahlkriterien

Es kann jedoch sein, dass gewisse Kriterien, im Hinblick auf die Umgebung Ihres Unternehmens oder die Organisation der HR Prozesse (Richtlinien) - oder auch gewisse Aspekte der Teamarbeit, zum Beispiel - ausschlaggebend erscheinen. In diesem Fall ist es möglich, die Auswahlkriterien hierarchisch aufzubauen, indem eine Gewichtungstabelle (Muster) bestimmt wird. Man vermerkt, dass es in diesem Beispiel vor allem wichtig ist, dass der Benutzer einen maximalen Nutzen aus dem Tool zieht, wobei die Temporalität des Implementierungsprozesses eine minimale Rolle spielt.

Die in der vorigen Etappe eingeführte Vergleichstabelle kann nun aktualisiert werden, indem die Gewichtungstabelle darin eingefügt wird. Man erhält dadurch eine neue Vergleichstabelle, die die Gewichtungen der Auswahlkriterien einschliesst (Muster) und die uns dazu verleitet, die Software B leicht der Software A vorzuziehen, und dies trotz deren schlechten Verfügbarkeit.

 

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