إن التوصل إلى كتابة بيان رسمي للمهمة أو الهدف الرئيسي لقسم الموارد البشرية بوضوح هو فعل له بُعد استراتيجي هام للشركة، و ذلك لأنه يتيح للرئيس التنفيذي لقسم الموارد البشرية أن يكتب ما يراه من قيم في الشركة على شكل كلمات، و بالتالي أن يبني قراراته على أساسها. إن هذا البيان يعبر عن التوجه الاستراتيجي الذي سوف يتبناه قسم الموارد البشرية و ذلك من أجل دفع هذا القسم لتحقيق أهدافه و بالتالي الأهداف الاسترتيجية للشركة.
إن الخطوة التالية تتمثل في وضع السياسات التي من شأنها ضبط كيفية الحصول على الموارد توظيفها و إدارتها. و إن مجموعة الساسات هذه تُعتبر بمثابة إطار مرجعي لجميع الإجراءات و الأساليب التي وجب تنفيذها لأداء جميع عمليات الموارد البشرية (المبادئ التوجيهية). و بناءاً على ذلك، فإن على هذه السياسات أن تعتمد على خطة عمل واضحة، و متابعتها عن طريق ما يُسمى “قمرة القيادة الإدارية“.
في أغلب الأحيان، فإن الشركة تكون قد نصّت البيان الرسمي للمهمة لقسم الموارد البشرية التابع لها. و لكنها في الحقيقة تكون قد قامت بكتابة لائحة للمهام اكثر منها بيان رسمي للمهمة الأساسية لها، و يكون الهدف وراء ذلك وضع أدوار إدارة الموارد البشرية في سياق أكثر اتّساعاً و عالمية. و بالتالي ينبغي على هذا البيان أن يشمل الجوانب الإنسانية و يعكس القيم التنظيمية للشركة.
يرجى ملاحظة أن على هذا البيان أن يكون مُستمد من بيان المهمة العام للشركة، و أنه أداة فعّالة للتواصل التنظيمي، سواء كان موجه إلى الأشخاص داخل أو خارج الشركة.
الأدوات
إن البيان الرسمي لمهمة قسم الموارد البشرية يرتكز على العناصر التالية:
> بيان مهمة الشركة التنظيمي
> القيم التنظيمية للشركة
> الغرض الأساسي من إنشاء قسم الموارد البشرية (مثال، التوجهات الاستراتيجية)
الممارسة
فإذن، على البيان الرسمي لمهمة قسم الموارد البشرية أن يعكس الغرض الأساسي من إنشاء هذه القسم في الشركة. و يجب أن يُعرض هذه البيان بطريقة تركيبية، بحيث يستطيع أي شخص قراءته و فهمه. يُؤخذ المخطط التالي عن منهجية إدارة المشاريع عن طريق التدريب، و يوضح آثار أي بيان و إن كان فرعي على بيئتها داخل و خارج الهيكل التنظيمي للشركة (مخطط). و بالتالي، يجب أن يُبنى البيان الرسمي لمهمة قسم الموارد البشرية حول ثلاثة محاور استراتيجية:
١. محور للشركة مع تحديد دور قسم الموارد البشرية من سير العمل العام في الشركة.
٢. محور تنظيمي و من شأنه الإجابة على السؤال “كيف؟” عن طريق حساب البعد المهني و الهدف النهائي المُراد تحقيقه.
٣. محور إنساني من شأنه الإجابة على السؤال “مع من؟” الذي يلفت الإنتباه إلى الجوانب الإنسانية و القيم.
لصياغة هذا البيان، يجب إتباع المبادئ التالية:
١. فعل عمل: (مثال، ضمان، تنظيم، …) و الذي يجب أن يكون متوازياً مع دور القسم و مهامه.
٢. مؤشرات على دور قسم الموارد البشرية في الشركة: و إن هذه المؤشرات تهدف إلى إكمال فعل العمل (مثال، ضمان إنجاز الأهداف التي حددها المجلس). و هذه المؤشرات تحدد أيضاً مجال إدارة الموارد البشرية من النشاطات.
٣. مؤشرات على المستفيدين من خدمات قسم الموارد البشرية (أي العملاء): هنا يمكننا تحديد فئة الأشخاص التي سوف تتلقى فعلاً الخدمات المقدمة من قبل قسم الموارد البشرية (مثال، الإدارة العليا، رؤساء الأقسام و جميع المتعاونين… الخ).
٤. معايير الجودة في قسم الموارد البشرية: و هي الطريقة التي سوف يتم من خلالها تقييم نوعية الخدمات المقدمة (مثال، وفقاً لمجموعة معايير، وفقاً لمعايير تقييم محددة سلفاً، ضمن حدود الميزانية…).
٥. أشكال الخدمات المقدّمة: الطريقة التي يتم بها ايصال خدمات قسم الموارد البشرية (عن طريق توقع الاحتياجات المستقبلية، من خلال تنفيذ خطة التنمية، هي عملية إدارة بالأهداف، قامت بالتعاون الوثيق مع…، الخ).
صحيح أن هكذا بيان سوف يكون أطول بكثير من تلك التي تُستخدم عادة، و لكنه مع ذلك فإنه أكثر شمولاً. كما أنه سيكون له الجذور الأعمق في حياة الشركة. كقاعدة عامة، يجب استخدام ثلاث جُمل كحد أقصى (أي جملة واحدة لكل محور استراتيجي).
نموذج
مثال على نموذج بيان رسمي لمهمة قسم الموارد البشرية:
> تساهم في متانة الشركة من خلال تطوير استراتيجية الموارد البشرية التي تدعم التوجه المباشر نحو الزبائن، و كذلك إيصال الخدمات الاستشارية و خدمات ذات الجودة العالية و الامتثال الصارم بالنسبة للمعايير الاجتماعية و الاقتصادية و القانونية و الأخلاقية.
> و للقيام بذلك، فنحن نطور و ندرس كيفية تنفيذ عمليات الموارد البشرية هذه التي من شأنها تلبية احتياجات الشركة، و نحن أيضاً نتوقع احتياجاتها المستقبلية من خلال الإدارة المُسبقة للموارد التي ستحصل عليها في المستقبل، بالإضافة إلى تطوير عملية التوظيف و خلق نوع من التعاون بين كل من الوحدات العاملة في الشركة و السوق التي تعمل في إطاره الشركة، و هذا من خلال تشجيع عملية الحوار و تبادل المعلومات و الأفكار.
> إن موظفينا سعيدون بالعمل لدينا لأنه يتم احاطتهم بالعلم، السماع إليهم، احترامهم، تدريبهم، اعطائهم قدراً من المسؤولية و تقييمهم بإنصاف.
